Politique de confidentialité
Quelle est l’utilité de cette politique ?
Coloc Provence, qui gère le site www.coloc-provence.fr, accorde une grande importance à la protection et la confidentialité de vos données personnelles qui représentent pour nous un gage de sérieux et de confiance. La politique de confidentialité des données témoigne précisément de notre volonté de faire respecter, au sein de Coloc Provence, les règles applicables en matière de protection des données et, plus particulièrement, celles du Règlement général sur la protection des Données (« RGPD »). En particulier, la politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données dans le cadre des services que nous fournissons.
A qui s’adresse cette politique ?
La politique de confidentialité s’applique à vous, quel que soit votre lieu de domiciliation, dès lors que vous êtes client ou visiteur du site www.coloc-provence.fr.
Pourquoi traitons-nous vos données ?
Dans le cadre des services proposés, nous sommes nécessairement amenés à traiter vos données personnelles pour :
- naviguer sur notre site internet, bénéficier de nos services et pour que nous puissions répondre à vos demandes (ex : demandes d’information, réclamations, etc.) sur la base de nos conditions générales d’utilisation et de notre intérêt légitime à vous fournir le meilleur service possible.
- nous suivre et commenter nos publications sur les réseaux sociaux sur la base de notre intérêt légitime à bénéficier d’une page dédiée sur les réseaux sociaux.
- faire fonctionner les vidéos de notre site sur la base de notre intérêt légitime à vous proposer du contenu sous format vidéo.
Vos données sont collectées directement auprès de vous lorsque vous utilisez notre site internet et nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment. En revanche, dès lors que vous publiez volontairement du contenu sur les pages que nous éditons sur les réseaux sociaux, vous reconnaissez être entièrement responsable de toute information personnelle que vous pourriez transmettre, quelle que soit la nature et l’origine de l’information fournie.
Quelles données traitons-nous et pour combien de temps ?
Nous avons résumé les catégories de données personnelles que nous collectons ainsi que leurs durées respectives de conservation.
Si vous souhaitez obtenir encore plus de détails sur les durées de conservation applicables à vos données, vous pouvez nous contacter à l’adresse : commerce [at] coloc-provence.fr
- Données d’identification professionnelles (ex : nom, prénom, poste, entreprise, etc.) et coordonnées (ex : adresse email et téléphone professionnel, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s’ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
- Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.
- Données statistiques relatives au visionnage de nos vidéos qui sont anonymisées et conservées de manière illimitée.
- Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.
- Cookies qui sont en général conservés pendant une durée de 13 mois maximum. Pour plus de détails sur l’utilisation que nous faisons de vos cookies, vous pouvez consulter notre politique cookies accessible à tout moment sur notre site internet.
A l’expiration des durées de conservation décrites ci-dessus, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques. Veuillez également noter qu’en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l’intégralité des données vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier même après l’expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.
De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données ?
La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l’usage que nous faisons de vos données.
- Droit d’accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n’est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
- Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
- Droit de vous opposer aux traitements de vos données personnelles mis en œuvre à des fins de prospection commerciale.
- Droit de demander l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.
- Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de photographier l’utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d’un traitement.
- Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.
Pour qu’une demande soit prise en compte, il est impératif qu’elle soit effectuée directement par vous à l’adresse commerce [at] coloc-provence.fr. Toute demande qui n’est pas effectuée de cette manière ne peut pas être traitée. Les demandes ne peuvent pas émaner d’une autre personne que vous. Nous pouvons donc vous demander la communication d’une preuve d’identité en cas de doute sur l’identité du demandeur. Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais, dans la limite d’un mois à compter de sa réception sauf si la demande s’avère complexe ou répétée. Dans ce cas, le délai de réponse peut être de trois mois maximum. Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée notamment au regard de son caractère répétitif.
Qui peut avoir accès à vos données ?
Vos données personnelles sont également transférées à nos prestataires informatiques dans l’unique but de faire techniquement fonctionner notre service (ex : hébergeur de données). Nous précisons que nous contrôlons tous nos prestataires informatiques avant de les recruter afin de s’assurer qu’ils respectent scrupuleusement les règles applicables en matière de protection des données personnelles.
Comment protégeons-nous vos données ?
Nous mettons en œuvre tous les moyens techniques et organisationnels requis pour garantir la sécurité de vos données au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation de vos données qui ne serait pas autorisée (ex : formation, contrôle des accès, mots de passe, antivirus, serveurs de secours, « https », etc.).
Vos données peuvent-elles être transférées en dehors de l’Union européenne ?
Sauf si cela s’avère strictement nécessaire et de manière exceptionnelle, nous ne transférons jamais vos données en dehors de l’Union européenne et vos données sont toujours hébergées sur le sol européen. En outre, nous faisons notre maximum pour ne recruter que des prestataires hébergeant vos données au sein de l’Union européenne. Dans le cas où nos prestataires seraient néanmoins amenés à transférer des données personnelles vous concernant en dehors de l’Union européenne, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en œuvre les garanties appropriées afin d’assurer la confidentialité et la protection de vos données.
Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d’informations ?
Pour garantir au mieux la protection et l’intégrité de vos données, nous avons officiellement nommé un Délégué à la protection des données (“DPO”) indépendant auprès notre autorité de contrôle. Vous pouvez à tout moment et gratuitement contacter notre DPO à l’adresse commerce [at] coloc-provence.fr afin d’obtenir plus d’informations ou de détails sur la manière dont nous traitons vos données.
La politique peut-elle être modifiée ?
Nous sommes susceptibles de modifier notre politique de confidentialité à tout moment pour l’adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu’aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en œuvre dans le futur.
Protection des données personnelles
Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, Coloc Provence informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées (au titre des articles 12, 13 et 14 de législation RGPD).
Données des interlocuteurs travaillant chez nos prospects
Des informations personnelles sur les interlocuteurs travaillant chez nos clients potentiels sont enregistrées par Coloc Provence qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (nom, prénom, e-mail, téléphone, fonction, questions posées et réponses associées…) est la gestion de la relation prospect précontractuelle. Seuls la Direction, le service commercial et le personnel (interne ou externalisé) en relation avec les prospects peuvent accéder aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution de mesure précontractuelle ou à défaut le consentement des personnes concernées ou à défaut notre intérêt légitime en tant que distributeur ou loueur. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-prospects avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce).
Données des interlocuteurs travaillant chez nos clients et données des clients B2C
Des informations personnelles sur les interlocuteurs travaillant chez nos clients B2B ou sur nos clients B2C sont enregistrées par Coloc Provence qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (nom, prénom, e-mail, téléphone, fonction, questions posées et réponses associées…) est la gestion de la relation client, le support-client, le suivi des dossiers et la facturation associée. Seuls la Direction et le personnel (interne ou externalisé) en relation avec les clients peuvent accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle et 10 ans pour les pièces comptables nominatives. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution d’une relation contractuelle ou à défaut notre intérêt légitime ou à défaut l’exécution de toute législation en vigueur applicable. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce). Nous signalons le transfert possible de nos données-clients à des partenaires en charge de financement des dossiers.
Données d’enquêtes de satisfaction
Dans le cadre des prestations, des données personnelles d’enquêtes de satisfaction sont enregistrées par Coloc Provence qui est le responsable de traitement. La finalité des enregistrements (identité du client, coordonnées de contact, fonction, informations d’évaluation et problématiques) est l’amélioration de la qualité. Seuls la Direction et les managers concernés ainsi que le personnel concerné peuvent accéder aux données collectées. La durée maximale de conservation des données à 2 ans. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose notre intérêt en tant que distributeur ou loueur.
Annuaire, carnet d’adresse et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par Coloc Provence qui est le responsable du traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à la fin du besoin opérationnel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par Coloc Provence qui est le responsable du traitement en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables nominatives éventuelles. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’une relation contractuelle d’achat matérialisée par un bon de commande. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
Newsletters et invitations à des évènements
Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, partenaires, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou de listing d’invités peut être mis en place par Coloc Provence qui est le responsable du traitement. Vous pouvez signaler à commerce [at] coloc-provence.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seuls la Direction et le personnel opérationnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
Candidature à un emploi ou demande de stage
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis lors d’une candidature (spontanées ou non) à un emploi sont collectés par Coloc Provence, qui est le responsable du traitement, en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir, organiser des entretiens, et alimenter une CVthèque. Seuls la Direction et le personnel concerné par le recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel peut être basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur qui est la base légale retenue. Nous signalons que, dans de rares cas, nous transférons des CV et des profils à des institutions ou des partenaires exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données candidats avec des informations publiques ou en provenance de CVthèques.
Architecture informatique sécurisée
Nos données et les données de nos clients sont localisées dans nos locaux sécurisés ou dans nos datacenters sécurisés en Europe (notamment O2switch® et BLG®) majoritairement certifiés ISO27001.
Vos droits
Nous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des structures de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinets comptables, externalisés, commissaire aux comptes, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse de notre DPO commerce [at] coloc-provence.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, Coloc Provence, 20 rue d’Helsinki, 13127 Vitrolles. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements s’il y a lieu et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.
